إعداد تقرير وسائل التواصل الاجتماعي

يُعد إعداد التقارير عن أداء وسائل التواصل الاجتماعي مهمة رئيسية لإدارات التسويق الرقمي في الشركات والمؤسسات والعلامات التجارية، فهو يساعد على تتبع وتحليل الأداء، ومن ثم  تقييم استراتيجية التواصل مع الجمهور عبر الشبكات الاجتماعية، بجانب أنه يشكل الطريقة الوحيدة لإظهار قيمة جهود التسويق الاجتماعي بالنسبة للمستويات الإدارية العليا، ووسيلة لرفع معنويات الموظفين، وزيادة المخصصات المالية والميزانية الخاصة بالتسويق عبر تلك المنصات.

وفي الوقت نفسه تساعد تقارير وسائل التواصل الاجتماعي على معرفة نقاط الضعف والأخطاء وتداركها سريعًا، ومن ثم إعادة الأمور إلى مسارها الصحيح.

• ما هو تقرير وسائل التواصل الاجتماعي؟

تقرير وسائل التواصل الاجتماعي هو عبارة عن مستند يتتبع البيانات ذات الصلة بأنشطة المنصات الاجتماعية الخاصة بالشركة أو المؤسسة، ويتراوح شكله ما بين عرض إحصائي رقمي مبسط في جدول بيانات إلى عرض العديد من الشرائح المليئة بالتحليل، ويتوقف ذلك على الغرض من التقرير والجهة المقدمة إليه، وهو ما يعني أنك قد تحتاج إلى تقارير متعددة لتناسب مختلف الأهداف والجهات.

وهنا يُثار تساؤل مفاده ما الذي يجب أن يتضمنه تقرير وسائل التواصل الاجتماعي؟ والإجابة باختصار تتمثل في أن تقرير التسويق عبر المنصات الاجتماعية يجب أن يتضمن البيانات والتحليلات التي يحتاجها المتلقي لفهم أداء وسائل التواصل الاجتماعي – لا أكثر ولا أقل-، وقد يكون هذا المتلقي هو رئيسك أو فريقك أو حتى نفسك.

وبالطبع، يحتاج فريقك إلى تقرير أكثر دقة مما يحتاج إليه رئيسك في العمل، وربما تريد تقريرًا آخر أكثر تفصيلاً للاحتفاظ به في سجلاتك الخاصة. ولا بد أن يكون  تقرير وسائل التواصل الاجتماعي الخاص بسيطًا يسهل متابعته، فليست هناك حاجة إلى المبالغة في تضمين تفاصيل غير ضرورية، ومن الأفضل أن تدع بياناتك تروي القصة.

• الخطوط العريضة لتقرير وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك

ابدأ التقرير بنظرة عامة سريعة على استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، فمن خلال هذا التمهيد يفهم القراء ما يمكن توقعه في بقية التقرير، وينبغي أن توضح تلك الاستراتيجية ما إذا كانت شركتك تستخدم المنصات الاجتماعية في الأساس كقناة لخدمة العملاء أم للتجارة الاجتماعية أم لنشر الوعي بالعلامة التجارية؟ أو لكل هذه الأهداف، ويجب مراعاة النقاط التالية:

• الأهداف: يختلف عدد الأهداف التي تقوم بتضمينها اعتمادًا على مدى نجاح استراتيجيتك الاجتماعية وحجم فريقك، فإذا كان هذا هو أول تقرير لك على وسائل التواصل الاجتماعي، فالتزم بعدد محدود من الأهداف.
• مقاييس النجاح: توجد بعض المقاييس العامة الرئيسية التي يجب تضمينها في برنامجك الاجتماعي وهي: عدد العملاء المتوقعين، وعدد التحويلات، وإجمالي الإيرادات المتولدة، وإجمالي عائد الاستثمار، وإجمالي الإنفاق على الإعلانات الاجتماعية، والمشاعر الاجتماعية.

وإذا كنت تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي لخدمة العملاء، فمن الجيد أيضًا الإبلاغ عن مقاييس الخدمة مثل صافي نقاط الترويج (NPS) ، ودرجة رضا العملاء (CSAT) ، والوقت المستغرق لحل أي مشكلة.

• النتائج لكل شبكة: يقدم هذا القسم نتائج محددة لكل شبكة اجتماعية، كما يمكنك أن تصبح أكثر تحديدًا وتجري مقارنات وفقًا للتنسيق داخل الشبكة، مثل مقارنة القصص بالمنشورات والريلز. وفيما يلي بعض الأرقام الأكثر شيوعًا التي يجب تضمينها لكل شبكة اجتماعية: عدد المنشورات، صافي ربح أو خسارة المتابعين، معدل المشاركة، معدل النقر، وأفضل المشاركات أداء.

وإذا كنت تنشئ تقريرًا أسبوعيًّا أو شهريًّا منتظمًا، فتتبع نتائجك مقارنة بالأسابيع أو الأشهر السابقة. كما يمكنك أيضًا مقارنة نتائجك بنفس الفترة من العام السابق لحساب الاتجاهات الموسمية.

• التحليل: يتركز الاهتمام هنا على تضمين مساحة في تقرير وسائل التواصل الاجتماعي الخاص بك لمشاركة جميع أشكال النجاح ذات الصلة بأهدافك، وهنا عليك محاولة تحديد سبب حصولك على تلك النتائج. وتساعد هذه البيانات في تعديل استراتيجيتك وتحديد أهداف ذات مغزى لوسائل التواصل الاجتماعي.
• الملخص: لا بد أن يتضمن التقرير ملخصًا مكثفًا لما حققته وما تعلمته، وكيف سيساعد ذلك في توجيه استراتيجيتك المستقبلية.
• كيفية إعداد تقرير مواقع التواصل الاجتماعي

توجد خمس خطوات لا بد من اتباعها عند إعداد تقرير مواقع التواصل الاجتماعي، وهي كالتالي:

• تحديد الجمهور: هل هذا التقرير موجه لرئيسك أو فريق التسويق أو نواب الرئيس أو ربما من أجلك فقط؟ ويجب هنا أن تركز على ما هو مهم لكل جمهور، بدلاً من إجبار الجميع على البحث في تقرير عام للعثور على ما هو ملائم لاهتمامهم. وكلما كان التقرير مقدمًا لمستويات عليا في الشركة يفترض أن يصبح أكثر إيجازًا وتركيزًا.
• كثف التقرير: يمكن أن تساعد وسائل التواصل الاجتماعي في زيادة الوعي بالعلامة التجارية والمبيعات والعملاء المحتملين والمشاركات، ولذلك يجب أن ينصب التركيز على مؤشرات الأداء الرئيسية للشبكات الاجتماعية والمقاييس التي تهم نشاطك التجاري.
• جمع البيانات: حيث تأتي البيانات الاجتماعية من الكثير من المصادر.
• تحليل البيانات
• عرض النتائج عبر إدخال كل هذه المعلومات في مستند واضح ومختصر وسهل الفهم.

أما عن نموذج تقرير وسائل الاعلام الاجتماعية، إذا كنت ستركز بشكل أساسي على الأرقام، فيمكنك إنشاء نموذج في Excel أو Google Sheets، لكن بالنسبة للتقارير التي تحتوي على مزيد من التحليل، استخدم جدول بيانات لجمع بياناتك، ثم قدمها في مستند جوجل أو عرض تقديمي بالشرائح. كما يوجد خيار آخر يتمثل في استخدام أداة إعداد تقارير وسائل التواصل الاجتماعي مثل “Hootsuite Analytics” لإنشاء تقارير مُخصصة.

وتأسيسًا على ما سبق، يمكن القول بأن تقرير وسائل التواصل الاجتماعي يعد وثيقة لا غنى عن إعدادها بشكل دوري من أجل تقييم استراتيجية الشركة أو العلامة التجارية عبر مواقع التواصل، وتعظيم عناصر القوة بها واكتشاف نقاط الضعف ومعالجتها، وتحديد مستهدفات جديدة، وتطوير آليات عمل فريق التواصل الاجتماعي.